年賀状を出すのは面倒くさいが、その手順はほぼ自動化できると思う


年賀状の発送をルーティン化(自動化)しておくのは、それなりに意味があると思う。

法人化したり事務所を移転したことがあるひとならわかるだろうが、そのお知らせを出すのが非常に面倒くさい。というか、普段から似たようなことをやっていない限り、ヒョイとできたものではない。

年賀状の肝は年賀状ではない。取引先/ご挨拶/見込み客リストの構築だと思う。

だから、いざ個人事業主が法人化したり、東証に上場したり、事務所が六本木ヒルズに移転したり(しないけど)するときのために練習しておくには、「年賀状の発送をルーティン化」しておいて、それを活かすのがいいと思う。

うちの年賀状の発送ルーティン

うちの年賀状の発送ルーティンは以下のようになっている。

①マスターとなるエクセルデータを作る
②今年はじめて年賀状を出すひとのデータを追加する
③年賀状を出す/出さないひとを決める
④ラベル印刷・投函

順番にみていこう。

①マスターとなるエクセルデータを作る

まず、年賀状送付先のマスターとなるエクセルのデータを作る。
ないひとはとりあえずなしでいい。

②今年はじめて年賀状を出すひとのデータを追加する

これが難しい。

とくに日頃名刺交換したかたのデータを追加するのが非常に面倒くさい。
みなさんはどうしているのだろうか?

うちはScanSnap CloudとEight(Premiumプラン)の組み合わせを使っている。

ScanSnap Cloud | PFU

PFUイメージスキャナScanSnapとクラウドサービスを、コンピュータやタブレット、スマートフォンを使わずに、直接つなげるサービス「ScanSnap Cloud」のご紹介ページです。クラウドサービス連携はイメージスキャナ世界シェアNo.1のPFUにお任せください。

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「名刺は、こうなる。」(名刺アプリEight)

ふと思うのです。名刺はいつまで、紙なんでしょう? 名刺が変われば、ビジネスが、あなたの毎日が、いまよりスマートに、自由に変わる。

8card.net

ScanSnapはクラウドにしておいて、USBでPCにはつないでいない。
スキャンされたデータは、自動判定によって以下に振り分けられ、Wi-Fi経由でクラウドにUPされる。

  • 名刺→Eight
  • 領収証、レシート→MFクラウド会計
  • その他(書類、チラシ)→Dropboxの所定のフォルダ

日々名刺交換をしたら、かならず早めにスキャンする。
でないと、いつ名刺交換したかわからなくなってしまう。

といっても、ScanSnap CloudがセットされたScanSnapに名刺をセットして、スキャンボタンを押すだけでいい。これさえ忘れなければOK。

で、年末が近くなったらcsvデータをダウンロードして、名刺交換日から差分を取り出して①にマージする。

ただし、Eightの入力データは正確でないことがあるので、打ち直しが発生したことが何度かある。

このへん、正確さを重視するならEightではなくSansanのほうがいいかもしれない。営業が複数いるときや、Salesforceなどとの連携もあったりする。

なお、ScanSnapにはSansanコラボモデルもある。

こんなに使える!名刺スキャナー「ScanSnap iX500 Sansan Edition」

ちなみにうちにあるのはScanSnap iX500。机の横に置いてある。


③年賀状を出す/出さないひとを決める

②の差分を①とマージしたcsvを元に、年賀状を出すひと/出さないひとを判定する。
印刷したリストに○×をつけるだけでいいと思う。
ここだけなら、やろうと思えば30分で終わる。

これにて2017年用のcsvが完成する。

④ラベル印刷・投函

csvからラベルに印刷する。

年賀状に直接印刷してもいいんだけど、うちみたいに200枚以下だとラベルでもそんなに手間ではない。

で、印刷してあった年賀状にラベルを貼って投函して完了。

ちなみに、④の作業は事務員におまかせするので、僕はやっていない。

まとめ

僕がやっているのは日頃の②の作業(SnanSnapのボタンを押すだけ)と、年に1回の③の判定だけになるようにしている。

特に②をどう攻略・簡略化するのが肝だと思う。面倒くさがりの僕でも、いまのやり方ならギリ大丈夫だ。

でも、こういうことをやっておかないと、いざ法人化したり事務所がヒカリエに移転したり(しないけど)したときに、お知らせハガキを送信できないという事態に陥る。

「いまさらハガキなんて」という意見もわかるけど、じゃあメールなら出せるのだろうか?

まずは送信先をリスト化しておかないと、ハガキだろうがメールだろうが、そもそも送ることができないと思う。

年賀状の肝は年賀状ではない。取引先/ご挨拶/見込み客リストの構築だと思う。



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うちは小さな会社なので、3つの「原則ルール」を決めている。①パターンを見極めて省力化・マニュアル化。②それを全員でルーティン化。③ダメだったらまたいろいろやってみる。この3つしかない。

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