毎月・毎年発生する請求書を自動発行する

2017年10月からゆるゆると会計まわりを自動化していて、いよいよ来年から本格稼働です。

なにをやったか忘れないうちに書いておきます。

請求書の自動化の前に〜3つの大前提

請求書を自動発行するにあたって直接関係はないのですが、先にやっておかなければならないことがあります。

それは「会計まわりの自動化」です。

具体的には、以下の3つをやっておくとスムーズです。

1.メインバンクをネットバンクに対応させる

法人口座をネットバンク対応にするのは若干面倒(個人契約ほど簡単ではない)ので、先にやっておく必要があります。

ちなみに、みちのく銀行の法人契約でネットバンクにすると、5枚のワンタイムパスワード(物理)が届きます。

なんだこの枚数は……

目が点になりましたが、セキュリティもありますし、法人だと複数のひとで使うことを想定しているため、こうなるのかなぁと。

そのかわり、法人契約だと一度に300万円とか資金移動ができるようになります。

そんなに動かさないけどw

2.現金(小口現金)のやりとりを極力減らす

現金払いが当たり前の日本において、これをゼロにするのはなかなか難しいです。

なので、早い時点でできる範囲でカード払いにしておきます。

そうすると「明細が自動で取得される」ようになるからです。

現金でやりとりしていると、領収証をいちいち手入力しなければならないが面倒なのと、なによりも「小口現金」の管理が超絶面倒だからです。

といっても、時間停めの駐車場や郵便局(切手代)、役所や法務局・税務署の書類の手数料は対応していないので、どうにもゼロにはなりません。

なので、小坂に限り1,000円以下の経費はすべて自腹というイヤなルールを採用しましたw

※ちなみに現金の領収証は、ScanSnapでスキャンして「MF経費精算」で精算処理しています。

※現金は管理コストが意外と高いです

3.光熱費や税金はすべからく「口座からの自動引き落とし」にする

うちは支払いを月末におこなうのですが、そのために銀行に行くとめっちゃ混んでいます。

そのたび待ち時間でゲンナリしてしまうので、月末の銀行には近づかないでおきましょう。

具体的には、自動引き落としにできるものはしてしまいましょう。

なお、東北電力の電気代や携帯電話などの電話代は「クレカ払い」にもできますので、もれなくポイントが貯まります。

法人の場合、たとえ電気代でも結構な金額を払うことになるので、ポイントの貯まるスピードがめっちゃ早いです!

ちなみに、個人事業主時代はポイントをマイルで貯めていましたが、年に1回ぐらいは国内線の飛行機が往復1回ぐらいタダになります。

で、会計を自動化する

いわゆるフィンテック的なものを使います。

法人ならMFクラウド会計、個人事業主ならFreeeがいいと思います。

うちは法人なのでMFクラウド会計です。

2018.1.6 補足
freeeのコンセプトは「会計知識のない人でもできる」なので、複式簿記を意識しなくても使いやすいのがポイントです。ですが、法人だとここが逆にネックになる感じです。

で、クレカと銀行口座と連携して、入金と出金のデータを取得します。

まぁ、ここまではフツーのクラウド会計ですが、ここからが「ミソ」です。

MFクラウド会計の「バリューパック」を使って「MFクラウド請求書」を使えるようにする

Freeeは使っていないのでわからないのですが、MFクラウド会計には「バリューパック」というプランがあって、月3,900円で以下のサービスも使えるプランがあります。

  • 請求書作成(MFクラウド請求書)
  • 経費精算(MFクラウド経費)
  • 給与計算(MFクラウド給与)
  • マイナンバー管理(MFクラウドマイナンバー)

いずれも法人なら高い確率で使うものなので、うちは法人スタンダードプランの「バリューパック」にしています。

MFクラウド請求書を使って、月次・年次の請求書を自動発行する

で、いよいよ本題です。

MFクラウド請求書には、月次や年次で請求書を自動発行する機能がついています。

年間契約やコンサルティング料などの「月額固定金額の請求」をおこなう場合、この機能を使うと毎月(というか指定した間隔で)請求書が自動発行されます。

例:一定額の請求書を毎月月末に自動発行する

MFクラウド請求書の「毎月自動作成」で、ここから該当する項目を選びます。

ここの設定によって、週末や月末、3ヶ月おき、半年おき、1年おきなどに請求書を自動で発行します。

しかも!こうしておくと、MFクラウド会計の売掛に自動で計上されます。

(データは仮やでw)

仕訳帳にがっつり上がってくるので、これとネットバンクの入金を照らし合わせてチェックすれば、消し込みが結構楽になると思います!

手順的には、入金があった項目の「実現」のボタンをクリックすればいいわけです。

簡単じゃない?

ただ、この方法で数百を超えるような消し込みはさすがに大変ですよね。

でも、そのへんはぬかりなく「MFクラウド消し込み」というサービスもあります(別料金)

別途サービスを使えばさらに便利に!

請求書を印刷〜郵送までしてくれるサービスもあるので、クリック一発で請求書を郵送できます(有料ですが)

うちは請求書と一緒に報告書なども郵送するクライアントもあるので、上記のサービスは使ってはいません。でも、機会があったら試してみようかと思います。

また、手数料はかかりますが、請求書でカード決済も使えます。法人間の商習慣的にはあまり使用機会があるとは思えませんが、個人の方ならカード決済でも問題ないケースもあるでしょうから、機会があったら使ってみようかなぁと思いました。

なにはともあれ

大きな会社なら専用ソフトの導入も考えたほうがいいでしょうが、小規模な会社ならMFクラウド会計だけで完結できるという「シンプルさ」がポイントだと思います。

また、請求書がそのまま売掛になるということは、今月末の時点で来月末の入金予定もわかるので、キャッシュフローの管理にもよいと思います。

(データは仮やでw)

僕の場合、会計と一緒にやっちゃったのでMFクラウド会計でしたが、ひとによっていろいろと方法はあると思います。

いずれにしても、面倒くさいことや間違いそうなことは「しくみ化・ルーティン化」してしまうのが一番なのではないかと思います。

では、今年最後のブログ記事を締めくくる僕のツイートをどうぞw

ただし、最後の難関が……

最後の難関は、意外や意外、

いつも頼んでいる税理士がクラウドに対応していないところです!w

税理士:

「いやーうちはずっと弥生会計でやってるので…」

「あーうちTKCなんでMFとかわからんっすねー」

なんかもう、絶対にウンと言ってくれませんwww

会計自動化の道は遠い……

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